Wedding FAQ's

Algemeen

• Algemene Voorwaarden

Via deze link kun je onze Reserveringsvoorwaarden en Algemene Voorwaarden downloaden. Deze zijn bindend zodra de reserveringsovereenkomst (digitaal) wordt ondertekend.

• Wat doen we zodra we akkoord geven op de begroting?

We sturen een bevestigingsbrief en aanbetalingsnota toe. Indien jullie akkoord zijn met deze offerte zullen wij de bevestigingsbrief opmaken. Wanneer jullie deze vervolgens getekend retour sturen ontvangen jullie een aanbetalingsfactuur.

Voor bruiloften is de eerste aanbetalingsfactuur 25% van het offertebedrag. Zodra de aanbetaling is voldaan staat de datum en locatie vast.

Twee maanden voorafgaand aan de grote dag sturen we nog een aanbetalingsfactuur van 50%, pas na het huwelijk komt de eindfactuur.

Het overzicht van de aanbetalingsfacturen en alle overige informatie staat ook in de bevestigingsbrief. Tussentijds kunnen we natuurlijk nog wijzigingen aanbrengen aan de offerte: zoals de culinaire invulling, kleine wijzigingen in de aantallen etc. De reserveringsvoorwaarden zijn terug te vinden op de laatste pagina van het offertevoorstel.

• Hoe lang staat een optie?

In principe is een optie 14 dagen geldig. Wij nemen contact met jullie op om de optie eventueel te verlengen. Bij geen reactie op mails en telefoontjes wordt de optie uit het systeem gehaald.

Ceremonie

• Wie regelt de trouwambtenaar?

Dit regelen jullie zelf.

- Optie één is om een ambtenaar van de burgerlijke stand via de gemeente te laten komen,

deze wordt dan door de gemeente bepaald.

- Optie twee is om een BABS ‘Buitengewoon Ambtenaar van de Burgerlijke Stand’ aan te stellen.

Dit kan iemand uit persoonlijke kring zijn of een zelfstandig trouwambtenaar.

Een zelfstandig trouwambtenaar gaat met jullie in gesprek om een persoonlijke ceremonie neer te zetten.

Wij hebben goede ervaringen met de trouwambtenaren via www.trouwambtenaarkiezen.nl, maar jullie zijn hier uiteraard volledig vrij in.

Daarnaast zijn wij in het bijzonder fan van:

- Babs Benny

- Esther Pasman

- Emma Kraanen

• Is het oplaten van duiven of (wens)ballonnen toegestaan?

Nee, dit is in heel het Westerpark niet toegestaan.

• Mag je strooien bij de ceremonie?

Het is niet toegestaan om rijst of confetti te strooien, zowel binnen als buiten niet.

• Kunnen we naar een andere ruimte als er van ceremonieopstelling naar dineropstelling wordt omgebouwd?

Voor beide ingangen geldt dat wij beschikken over een eigen terras met grote parasols. Bij mooi weer kan men naar buiten, maar het is niet mogelijk om van zaal te wisselen.
Bij slecht weer zullen wij op een natuurlijke manier er voor zorgen dat het gezelschap naar één kant van de ruimte verplaatst zodat er aan de andere kant kan worden omgebouwd. Dit gebeurt zoveel mogelijk op de achtergrond wij scheiden de ombouw af door kamerschermen te plaatsen. Op deze manier zien de gasten niet wat er ‘achter de schermen’ gebeurt en zal er geen overlast zijn van de ombouw.

Locatie

• Vanaf hoe laat is er iemand op locatie aanwezig?

In overeenstemming met het contactpersoon kan er een tijdstip afgestemd worden om de locatie gereed te maken. De technicus is ten minste een uur tot anderhalf uur voor het ontvangst van de gasten aanwezig om de techniek en brandveiligheid te checken. Onze eventmanager is ten minste 1,5 uur voor aanvang van de gasten aanwezig om de puntjes op de i te zetten. Uiteraard hangt dit af van de voorbereidingstijd en eventuele extra techniek en decoratie.

• Wat doet de eventmanager?

De eventmanager zorgt ervoor dat jullie dag verloopt zoals afgesproken en stuurt het personeel aan. Hij of zij is de persoon die eventuele problemen kan oplossen, beschikt over een BHV certificaat en is de contactpersoon voor de organisatie of ceremoniemeester.

• Zijn al jullie locaties voor ons gereserveerd?

Naast de Liefde beheren wij ook de Unie en het Restaurant. Alleen de locatie die jullie hebben besproken is voor jullie gereserveerd. De Liefde heeft een eigen ingang, garderobe en toiletvoorziening

• Wat is de maximale capaciteit?

Voor de ceremonie kunnen 150 gasten zittend plaatsnemen. Tijdens de borrel en het feest is er ruimte voor 300 gasten. In de Liefde kunnen 120 gasten zittend dineren. Bij een walking dinner in de Liefde is er ruimte voor 250 gasten. Mochten jullie meer gasten willen uitnodigen, dan is het mogelijk om een zittend diner voor 250 gasten te organiseren in de Unie, deze locatie is via een trap bereikbaar vanaf de Liefde.

• Hebben jullie kleedkamers/een ruimte om ons even terug te trekken?

Nee, deze zijn er helaas niet. Wel kan er eventueel omgekleed worden in het invalidetoilet en kunnen we eventueel en plek creëren in bijvoorbeeld het restaurant.

• Mogen we foto’s en/of video’s maken met een drone?

Nee, dit is in heel het Westerpark niet toegestaan.

• Mogen we zelf inhuurmaterialen laten afleveren?

Dit is toegestaan. In overleg met de contactpersoon kunnen we een afspraak maken voor het leveren en ophalen van de ingehuurde materialen, afhankelijk van andere evenementen op de locatie.

• Waar mogen we foto’s maken?

Het Westerpark heeft prachtige plekjes om foto’s te maken. Denk aan het steigertje naast het Restaurant, de Japanse waterval iets verderop en de Gashouder doet het altijd fantastisch als achtergrond. Je mag overal foto’s maken, wij vragen je wel rekening te houden met andere gasten, parkbezoekers en de privacy van de medewerkers.

• Hoe laat mag het feest doorgaan?
  Het trouwfeest mag tot 15:00 uur doorgaan. Toch raden we aan om het feest rond 00:30 - 01:30 af te ronden, zodat jullie nog volop kunnen genieten zonder dat de dag te lang en vermoeiend wordt

• Mogen we de volgende dag onze spullen ophalen?

Dit is afhankelijk van de planning van andere evenementen en wordt in overleg met de contactpersoon vastgesteld.

Decoratie

• Vanaf hoe laat mogen we de locatie decoreren?

Vanaf 09.00 uur kunnen jullie terecht bij de Liefde en starten met decoreren, wij verzoeken jullie hierbij wel rekening te houden met de opbouwactiviteiten van ons personeel. Goed om ook in gedachten te houden dat dat de decoratie dezelfde avond/nacht weer afgebouwd moet worden.

• Mogen we de decoratie ook de dag ervoor ophangen en de dag erna weghalen?

Helaas is dit niet mogelijk in verband met andere evenementen.

• Mogen we jullie personeel vragen te helpen bij het aanbrengen van decoratie?

Als onze eigen werkzaamheden zijn afgerond en er tijd over is, helpen we hier graag bij. In principe ligt deze verantwoordelijkheid echter bij de ceremoniemeester of het bruidspaar.

• Mogen we alles qua decoratie aanbrengen?

Met beleid en respect voor de locatie, omgeving en ons personeel is er veel mogelijk. Denk aan het verfwerk bij het gebruik van plakband/tape en brandveiligheid. Bespreek jullie wensen van te voren met ons en neem een kijkje naar onze DO’s & DONT’s voor decoratie. (linkje toevoegen).

• Wie dekt de tafel in en zorgt voor de tafelindeling/naamkaartjes?

De tafel wordt ingedekt door het team van de WestWeelde. Wij vragen de ceremoniemeesters de naamkaartjes op de juiste plekken te leggen.

• Kunnen wij bloemen via jullie regelen?

Wij bieden zelf geen bloemen aan maar werken nauw samen met onze partners.

- Bloemen op Locatie

- House of Artz

- RAE Blooms

- Edenique Floral Design

Parkeren en vervoer

• Waar kunnen onze gasten parkeren?

Het Westerpark is sinds 2020 geheel autovrij, dat wil zeggen dat er enkel bestemmingsverkeer mag plaatsvinden. Parkeren is daarom enkel mogelijk op straat (van Hallstraat & Haarlemmerweg) of in de Qpark garage Westerpark, op vijf minuten loopafstand van de WesterLiefde.

Leveranciers mogen te allen tijde laden/lossen bij onze locaties wanneer ze binnen 30 minuten weer van het terrein zijn. Onze eventmanager moet dit op voorhand aangeven bij parkbeheer welke leveranciers we verwachten en rond welk moment.

• Zijn jullie goed bereikbaar met openbaar vervoer?

Ja, dat zijn we. Lees hieronder meer over verschillende opties:

Vanaf Schiphol Airport/Amsterdam Centraal

Reis met de trein naar Amsterdam Centraal. Pak vanaf daar bus 21 en stap uit bij bushalte Van Hallstraat.

Ook is het mogelijk om het Westerpark te voet te bereiken vanaf Amsterdam centraal Duur 25 minuten:

• Loop de Prins hendrikkade in westelijke richting af.
• Vervolg de weg op de Haarlemmerstraat en Haarlemmerdijk, loop deze in zijn geheel af.
• Bij aankomst op het Haarlemmerplein vervolg de weg richting de Haarlemmerpoort en steekt u de Willemsbrug over richting het Nassauplein.
• Op het Nassauplein sla je rechtsaf om vervolgens aan je linkerhand het Westerpark te vinden.
• Loop het Westerpark in Westelijke richting door tot voorbij het Stadsdeelkantoor.
  
• Mogen onze leveranciers het terrein op?

Voor het laden en lossen van goederen moeten wij ontheffing aanvragen bij parkbeheer. Hiervoor hebben wij het kenteken nodig van de betreffende auto. De auto’s mogen niet langer dan een half uur op het terrein blijven en moet buiten het Westerpark worden geparkeerd.

• Mijn oma is slecht ter been, kan zij bij de locatie worden afgezet?

Als dit op voorhand wordt aangegeven is dit mogelijk onder het mom van ‘laden en lossen’. De dichtstbijzijnde invalideparkeerplaats is in de Van Hallstraat, op 5 minuten lopen afstand van onze locaties.

• Mogen we met onze trouwauto het terrein op?

Voor het bruidspaar en de trouwauto vragen we een ontheffing aan bij parkbeheer. Hiervoor hebben we het kenteken nodig. Ook de trouwauto mag niet langer dan een half uur op het terrein blijven en moet buiten het Westerpark worden geparkeerd.

Techniek

• Waarom zijn wij verplicht een huistechnicus te boeken?

Wij stellen dit verplicht omdat wij op deze manier er zeker van zijn dat de techniek in goede handen is. Onze technici zijn bekend met de locatie en zullen er voor zorgen dat alles met betrekking tot licht en geluid vloeiend zal verlopen. De technicus zal ongeveer een uur/anderhalf uur van te voren aanwezig zijn om voorbereidend werk te doen.

• Wat zit er in het basis techniekpakket?

Zie hiervoor onze technische specificaties. Bekijk online de technische specificaties

• Kunnen wij een beamer gebruiken?

In de Liefde is er de mogelijkheid om een scherm boven de bar te gebruiken, met beamerprojectie. Daarnaast kunnen wij ook een scherm boven het podium installeren. Bij gebruik van een beamer is het meebrengen van een eigen laptop een vereiste. In het geval van een Macbook, neem dan een HDMI verloopkabel mee.

• Wat voor DJ apparatuur is er beschikbaar?

DJ- GEAR

1 Pioneer DJM-900 NXS2

2 Pioneer CDJ-2000 NXS2

DJ- MONITOR

2 Meyer Sound UPA-1P

2 Meyer Sound M2D-Sub GELUID /FOH

2 Meyer Sound MSL-4

2 Meyer Sound 650-P

1 XTA DP226

Roland M200i (FOH mixer)

2 Sennheiser G4-500 Handheld

• Moeten wij zelf een DJ regelen?

Ja, dit moeten jullie zelf doen. Wel hebben wij en eerdere gasten goede ervaringen met bepaalde DJ’s, dus zouden wij jullie met hen in contact kunnen brengen.

• Is er een microfoon beschikbaar?

Ja, er zit een microfoon in het basis techniekpakket inclusief standaard, maar deze is niet geschikt om mee te zingen.

• Kunnen we ook onze eigen muziek spelen tijdens het feest?

Ja, dit is mogelijk. Lever dit aan via een lijst in Spotify, een laptop of een usb stick. Ook is het uiteraard mogelijk om in overleg met het contactpersoon hiervoor een band of dj te boeken.

• Is er internet aanwezig op de locatie?

Er is een openbaar wifinetwerk aanwezig op de locatie waar gebruik van gemaakt kan worden. Mocht er een live of beveiligde verbinding nodig zijn, dan kunnen wij hiervoor een vaste poort open zetten, hiervoor wordt een vergoeding doorbelast.

• Kunnen we een soundcheck doen voor de bruiloft?

In overleg met het contactpersoon kan er een soundcheck op een geschikt moment ingepland worden, dit zal altijd op de dag van het evenement zijn.

• Wat voor lichten zijn er tijdens het feest?

1 Chamsys MagicQ MQ50
2 Chauvet Maverick Force 2 Profile
6 Robe Colorwash 250AT
12 ETC Parnell
12 Briteq RGB Stage-Beamer
1 Smoke Factory Tour Hazer II

• Is er stroom op de ceremonieplek?

Ja, de gehele locatie is voorzien van stroom. Specifieke stroombehoeftes kunnen altijd afgestemd worden met onze technicus.

• Mogen wij buiten versterkt geluid afspelen?

In het Westerpark is het niet toegestaan om versterkt geluid buiten af te spelen. Onversterkte muziek buiten is echter wel toegestaan. Graag denken wij hierin met jullie mee.

• Moeten wij de muziek tijdens de ceremonie zelf bedienen?

Dit is niet nodig, dit regelt onze technicus. Wel is het belangrijk dat jullie zelf de muziek aanleveren voor de verschillende momenten, het liefst in verschillende Spotify afspeellijsten. Dus één voor de ceremonie, één voor de borrel, één voor het diner etc. Uiteraard is het ook mogelijk om hiervoor zelf invulling aan te geven, denk aan: DJ, band, zanger.

Food

• Mogen we zelf eten en drinken verzorgen?

Wij beschikken over een fantastische keukenbrigade die met liefde voor jullie koken. Heel af en toe maken wij een uitzondering.Er wordt dan een afdracht per persoon voor gerekend. Voor eigen meegenomen wijnen, bieren en bubbels rekenen wij kurkengeld.

• Wat voor maaltijd kunnen wij onze fotograaf, DJ of band bieden?

Wij verzorgen indien gewenst een crewmaaltijd, afhankelijk van het aantal personen bieden wij hier verschillende opties in aan.

• Kunnen wij speciale dieetwensen doorgeven?

Dit kan zeker. Graag wel op voorhand doorgeven en om hoeveel en welke personen dit gaat.

• Kunnen wij volledig hallal/vega/vegan eten?

Wanneer wij dit van tevoren weten, houdt onze chef hier rekening mee. In het geval van een volledig halal diner, rekenen wij €2,- per persoon extra.

• Wanneer kunnen wij de taart aanleveren ?

De taart kan in overleg op de dag zelf worden geleverd. Hiervoor wordt een plek vrij gemaakt in de koeling. Als de wens één dag ervoor is dan moet gekeken worden naar de beschikbaarheid.

• Kunnen we een tasting doen voorafgaand aan de bruiloft?

Wij nodigen jullie een aantal weken voor de grote dag uit om te komen proefeten. Aan de hand daarvan kunnen jullie de menu- en wijn keuze doorgeven en bespreken met de eventmanager.

• Is het mogelijk om foodtrucks in te zetten?

Hier kan in overleg met het contactpersoon een invulling aan worden gegeven.

• Kiest iedere gast zijn eigen gerecht?

Na het proefdiner zal er een keuze worden gemaakt welk gerecht er per welke gang uitgeserveerd zal worden. Alle gasten zullen dus hetzelfde te eten krijgen, wel wordt hier uiteraard rekening gehouden met eventuele dieetwensen. Bij een shared dining diner, worden alle gerechten gedeeld per tafel en hoeft er vooraf geen keuze te worden gemaakt.

• Is er een tafelschikking?

In het geval van een sit down diner vragen wij jullie om een tafelindeling te maken voor jullie gasten. Zo kunnen wij ervoor zorgen dat iedereen het juiste gerecht geserveerd krijgt.

• Kunnen wij een late-night snack aanbieden aan onze gasten?

Dit kan zeker, wij serveren verschillende hapjes, vraag naar ons volledige foodbook.

• Wordt de bruidstaart door jullie aangesneden?

Wij zorgen ervoor dat de taart op het gewenste tijdstip wordt aangesneden door ons keukenteam en geserveerd wordt op kleine taartbordjes met vorkjes. Hiervoor brengen wij mastiekkosten per persoon in rekening.

Drinks

• Hoeveel kost een drankarrangement?

Klik hier voor de mogelijkheden op het gebied van drankenarrangementen inclusief prijzen. LINK TOEVOEGEN

• Mogen wij zelf drank meenemen?

Mochten jullie speciale wensen hebben wat betreft dranken, bespreek dit dan eerst met ons. Vaak kunnen wij dit naast ons standaardassortiment voor jullie bestellen. Als dit niet mogelijk is, denken wij graag mee aan een oplossing.

• Hebben jullie een speciale selectie wijnen?

Wij hebben een wijnkaart met een diverse selectie wijnen, die tijdens het proefeten gepresenteerd worden en waar jullie van kunnen proeven. LINK toevoegen

• Bieden jullie ook cocktails aan?

Wij bieden een diverse selectie cocktails aan. Klik hier voor ons drankmenu. Jullie kunnen een selectie samenstellen van 1-3 cocktails uit ons assortiment. Wij kunnen een aparte cocktailbar opbouwen van waaruit wij de cocktails op een gewenst moment uitserveren.

• Hebben jullie mocktails of alcoholvrije alternatieven?

Wij maken ook heerlijke mocktails en bieden alcoholvrije cava en Heineken 0.0 aan.

• Hebben jullie zelf personeel achter de bar staan?

Gedurende de hele dag werken wij met ons enthousiaste team om ervoor te zorgen dat iedereen de hele dag in de watten wordt gelegd, ook achter de bar!

Ombouw

• Hoe verloopt de ombouw bij slecht weer?

Indien er geen andere ruimte bij is geboekt zal de ombouw in de Liefde, of met mooi weer, buiten plaatsvinden. In het geval van slecht weer zal de ruimte opgedeeld worden door middel van kamerschermen om ervoor te zorgen dat de gasten hier geen overlast van ervaren. Indien gewenst kan er in het voortraject nog worden gekozen om een stretchtent in te zetten zodat de garantie er is dat gasten ook met slecht weer naar buiten kunnen.

• Kunnen wij bij mooi weer de stretchtent annuleren?

Dit kan uiterlijk 5 werkdagen van tevoren.

• Kunnen we bij mooi weer de heaters annuleren?

Dit kan uiterlijk 5 werkdagen van te voren.

Kids

• Hebben jullie een speciaal menu voor kinderen?

Voor de kleinere gasten onder ons (tot 12 jaar) serveren wij graag een aangepast menu.

• Hebben jullie speciale drankjes voor kinderen?

Voor kinderen serveren wij naast een breed assortiment frisdranken ook ranja, appel- en perensap, Fristi en chocomelk.